KI‑Tools im Projekteinkauf

KI unterstützt, ersetzt aber nicht die fachliche Verantwortung. Prüfe Ergebnisse kritisch, achte auf Vertraulichkeit und nutze interne Guidelines.

Praktische Anwendungen

Lieferantenbewertung

Erstellt eine strukturierte Bewertung inkl. Fazit zur Eignung.

RFP‑Generator

Generiert Struktur, Kriterien und Fragenkatalog für Ausschreibungen.

Risikoregister

Listet typische Projektrisiken mit Maßnahmen und Prioritäten.

Tool‑Beispiele

Text‑/Chat‑Modelle: ChatGPT, Claude, Gemini – für Entwurf, Analyse, Ideen, Strukturierungen.
Office‑Assistenten: MS Copilot, Google Duet – für Dokumente, Tabellen, Mails, Zusammenfassungen.
Dokumenten‑KI: Vertrags‑ und PDF‑Analysetools zur Klauselprüfung und Risiko‑Hinweisen.
Datenanalyse: Python/Notebook‑Umgebungen mit KI‑Co‑Piloten für TCO‑ und Spend‑Analysen.

Typische Anwendungsfälle

1) RFP/RFQ‑Erstellung

Struktur, Anforderungstexte, Bewertungskriterien, Abnahmekriterien.

Rolle: Senior Projekteinkauf. Aufgabe: Entwirf eine RFP‑Struktur für [Projekt] mit
Muss-/Kann‑Anforderungen, Abnahmekriterien, Bewertung (Gewichtung), Zeitplan, Fragenkatalog.
Beachte Compliance (DSGVO, Informationssicherheit). Ausgabe: übersichtliche Gliederung.

2) Angebotsbewertung

Vergleich mehrerer Angebote entlang gewichteter Kriterien, Identifikation von Risiken und Abweichungen.

Vergleiche diese Angebotsauszüge anhand Kriterien: Preis (30), Qualität (25), Termin (20),
Risiko (15), Service (10). Erstelle eine Punktetabelle, hebe Risiken/Annahmen hervor und
formuliere Nachfragen für das Bietergespräch.

3) Vertragsanalyse

Klauselvergleich, Lückenanalyse, Änderungsvorschläge. Immer mit Rechtsabteilung abstimmen.

Analysiere diesen Vertragsentwurf: markiere Haftungsbegrenzung, Gewährleistung, IP, SLA,
Abnahme, Change. Liste potenzielle Risiken und Formulierungsvorschläge. Kennzeichne Annahmen.

4) Risiko‑ und Kostenanalysen

Identifikation von Projektrisiken, TCO‑Szenarien, Sensitivitäten.

Erstelle eine TCO‑Struktur für [Liefergegenstand]. Kategorien: Anschaffung, Integration,
Betrieb, Support, Schulung, Risikoaufschläge. Ergänze Parameter für eine Sensitivitätsanalyse.

5) Kommunikation & Zusammenfassungen

Zusammenfassung von Meetings, Angebotsvergleichen, Statusberichten.

Fasse dieses Statusupdate für Steering Committee zusammen. Struktur: Entscheidungsvorlage,
Optionen, Risiken/Mitigations, Finanz‑Impact, Empfehlung (max. 1 Seite).

Gute Praxis beim Einsatz

Datenschutz/Vertraulichkeit: Keine sensiblen Daten in öffentliche Dienste laden.
Prompt‑Engineering: Rolle, Ziel, Kontext, Constraints, Format klar definieren.
Validierung: Ergebnisse stichprobenartig prüfen, Fakten verifizieren.
Versionierung: Wichtige Prompts/Outputs dokumentieren (z. B. in der Vergabeakte).