Grundlagen des Projekteinkaufs
Projekteinkauf umfasst alle beschaffungsrelevanten Aktivitäten, die spezifisch für Projekte organisiert werden. Ziel ist es, externe Leistungen, Materialien oder Systeme zeit‑, kosten‑ und qualitätsgerecht zu beschaffen, Risiken aktiv zu steuern und den Projekterfolg abzusichern.
Prozessüberblick
- Bedarfsklärung: Anforderungsdefinition, Scope, Schnittstellen, Abnahmekriterien, Budgetrahmen.
- Make‑or‑Buy: Wirtschaftlichkeit, Kapazitäten, Kernkompetenzen, strategische Risiken.
- Ausschreibung (RfX): Marktsondierung, Longlist/Shortlist, RFI, RFP/RFQ inkl. Bewertungskriterien.
- Lieferantenauswahl: Angebotsbewertung (Preis, TCO, Qualität, Termin, Risiko), Verhandlung, Vergabevorschlag.
- Vertrag: Leistungsbeschreibung, Meilensteine, Zahlungspläne, Gewährleistung, Haftung, IP/Compliance.
- Lieferantensteuerung: Kick‑off, Governance, Reporting, Change Requests, Eskalation, Claims‑Management.
- Abnahme und Abschluss: Test/Abnahme, Lessons Learned, Lieferantenbewertung.
Best‑Practice‑Hinweise
- Klarer Scope: Anforderungen testbar formulieren (z. B. Abnahmekriterien, KPIs).
- Bewertung gewichten: Kriterien und Gewichtung vor Versand des RFP fixieren.
- Risiken früh adressieren: Technisch, kommerziell, rechtlich; Gegenmaßnahmen festlegen.
- Governance definieren: Lenkungskreis, Jour‑fixe, Eskalationspfade, Änderungsmanagement.
- TCO statt Preis: Berücksichtige Betrieb, Schulung, Integration, Risiken und Restwerte.
Rollen & Verantwortlichkeiten (Beispiel)
Projektleitung (PL), Einkauf (EK), Fachbereich (FB), Recht (RE), Qualität (QA).
- RFP erstellen: PL/EK (R), FB (C), RE (C)
- Bewertung: EK (R), FB/PL (A), QA (C)
- Verhandlung: EK (R), PL (A), RE (C)
- Lieferantensteuerung: PL (R), EK (C)
Dokumente & Artefakte
- Anforderungsdokument inkl. Abnahmekriterien
- RFI/RFP/RFQ‑Vorlagen + Bewertungsmatrix
- Vertragscheckliste (Leistung, Termine, Haftung, IP, Datenschutz, ESG)
- Kick‑off‑Agenda, Reporting‑Template, Change‑Request‑Formular